HDH ABOGADOS asesora a una importante sociedad cotizada, dándose la circunstancia de que uno de los consejeros se negaba a firmar las cuentas anuales de dicha sociedad. Ante dicha situación, vamos a comentar este caso real, por sí alguno de los socios de entidades que nos estén leyendo puedan verse en la tesitura de no estar conformes con las cuentas de su empresa.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales consisten en una serie de documentos contables que debe realizar todo empresario conforme a normas establecidas, a fin de que se pueda conocer en el mercado su realidad económica, reflejando su imagen fiel.

Marco legal

La regulación de las cuentas anuales se contiene en los artículos 34 y ss. del Código de Comercio y en los artículos 253 a 284 de la Ley 1/2010 de Sociedades de Capital.

¿Cómo deben ser presentadas la cuentas anuales?

Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria. Estos documentos deben formar una unidad.

El estado de flujos de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal. Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.

¿Quién debe firmar las cuentas anuales?

Las cuentas anuales deberán ser firmadas por las siguientes personas, que responderán de su veracidad:

1. Por el propio empresario, si se trata de persona física.
2. Por todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales.
3. Por todos los administradores de las sociedades. En los supuestos a que se refieren los números 2º y 3º del apartado anterior, si faltara la firma de alguna de las personas en ellos indicadas, se señalará en los documentos en que falte, con expresa mención de la causa. En la antefirma se expresará la fecha en que las cuentas se hubieran formulado.

¿Qué deben incluir y cómo deben de hacerlo ?

Las cuentas anuales comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria.

Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. A tal efecto, en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica. Cuando la aplicación de las disposiciones legales no sea suficiente para mostrar la imagen fiel, se suministrarán en la memoria las informaciones complementarias precisas para alcanzar ese resultado.

Recuerda, los documentos deberán ser redactados de conformidad con la Ley de Sociedades de Capital y con lo previsto en el Código de Comercio

En casos excepcionales, si la aplicación de una disposición legal en materia de contabilidad fuera incompatible con la imagen fiel que deben proporcionar las cuentas anuales, tal disposición no será aplicable. En estos casos, en la memoria deberá señalarse esa falta de aplicación, motivarse suficientemente y explicarse su influencia sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.

Estos documentos, que forman una unidad, deberán ser redactados de conformidad con la Ley de Sociedades de Capital y con lo previsto en el Código de Comercio. La estructura y contenido de los documentos que integran las cuentas anuales se ajustará a los modelos aprobados reglamentariamente.

¿Qué sucede cuando un administrador no quiere firmar las cuentas anuales?

Como es sabido, el artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital (en adelante, “LSC”) establece que los administradores de las sociedades de capital están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social (es decir, normalmente antes de la terminación del mes de marzo), las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.

Como es lógico, debe entenderse que la firma por parte del administrador de la sociedad de esos documentos, sin existir ninguna indicación en contrario, implica la aprobación absoluta de su contenido.

En este punto, no es inhabitual que un administrador, normalmente un consejero que se encuentra en situación de minoría en el consejo de administración de una sociedad, se oponga a la formulación de las cuentas anuales por estar en disconformidad con su contenido o con el modo de llevanza de la sociedad.

En ese caso, se plantea la cuestión de si dicho administrador debe firmar o no dichas cuentas anuales y/o el informe de gestión, ya que el citado precepto de la LSC (artículo 253, en su apartado 2) indica también, en consonancia con lo que establecen los artículos 37.2 del Código de Comercio y 366.1.2o del Reglamento del Registro Mercantil, que: «las cuentas anuales y el informe de gestión deberán ser firmados por todos los administradores. Si faltare la firma de alguno de ellos se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa”.

En línea con ello, los autores que han analizado esta cuestión, se inclinan, de forma mayoritaria, por afirmar que existe la obligación de los administradores de firmar las cuentas anuales y el informe de gestión en todo caso, pues se trata de un deber que se impone legalmente a los administradores cuyo incumplimiento puede derivar en responsabilidad. Así, la ausencia de la firma de un administrador constituiría el incumplimiento de una obligación legal, de naturaleza individual, dela que se puede derivarse una responsabilidad civil por los daños causados.

Es decir, lo que mantienen dichos autores es que la discrepancia de los consejeros se debe manifestar con su voto en contra de la formulación, que quedará reflejado en el acta de la reunión. Sin embargo, esos administradores sí deben firmar, en todo caso, las cuentas anuales y el informe de gestión; y ello por el carácter de obligación legal que esa firma tiene para ellos.

Pues bien, la Dirección General de los Registros y del Notariado, en resolución de 17 de diciembre de 2012 (publicada en el BOE de 6 de febrero de 2013), ha analizado esta cuestión, dejando abierta la posibilidad de que falte la firma de aquellos administradores que estén disconformes con las cuentas anuales o con el informe de gestión. Eso sí, lo que el centro directivo indica en esa resolución es que, en ese caso, la certificación que debe depositarse en el Registro Mercantil debe hacer constar expresamente tanto la identidad del administrador cuya firma falta, como la causa de esa ausencia (es decir, la disconformidad con su contenido).

El órgano competente para emitirla [la certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas] habrá de hacer constar, bajo fe del certificante, la identidad de aquellos que se abstuvieron, porque resulta evidente que solo así es posible cumplir la voluntad del legislador en relación con los documentos que componen las cuentas anuales, para lo que exige la firma, no solamente con fines de mera autenticidad, sino también de implicación absoluta con tales documentos. Y así, la identificación de la causa adquiere sentido si se relaciona con la identidad de los administradores que se abstuvieron de firmar, porque permite conocer si con esta omisión pretendieron salvar su responsabilidad o, por el contrario, fue originada por circunstancias o motivos ajenos a la propia marcha de la sociedad y a su forma de llevar la contabilidad.

Por tanto, al amparo de esa doctrina, en el caso de que un administrador no esté conforme con el contenido de unas cuentas anuales o de un informe de gestión, además de oponerse a la formulación (con la correlativa constancia en acta de esa oposición), podría decidir no firmarlos, indicando expresamente tanto su identidad, como la causa de esa ausencia de rúbrica; causa que será la divergencia con el contenido de los documentos.

En todo caso, la opción más prudente, a los efectos de evitar que el administrador incurra en responsabilidad, sería que, habiendo dejado constancia en el acta de la reunión de su disconformidad (con su voto contrario a la formulación), firme los documentos, pero indicando expresamente en la antefirma esa discrepancia y manifestando que su rúbrica no supone, de ninguna manera, aceptar el contenido de los documentos.

Este texto ha sido redactado por la colaboradora Blanca Monfort

y revisado por el socio David-Juan López.